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Internship

Neder-Over-Heembeek

MSF Supply

Stagiaire Tactical Buyer - Service Achats

Company description

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination d’origine, religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 125 collaborateurs offrent  un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. En 2018, MSF Supply a servi plus de 58.600 lignes de commandes et envoyé plus de 21.000 m3 de matériel sur le terrain.


MEDECINS SANS FRONTIERES is an international, independent medical humanitarian organization today working in 60 countries. MSF offers assistance to populations affected by armed conflict, epidemics, natural disasters and exclusion from healthcare, based on need, irrespective of religion, gender or political affiliation.

As part of OCB (Operational Center Brussels) Supply Chain, MSF Supply is the European Supply center located in Brussels which offers integrated logistics services to MSF missions on the field. MSF Supply also serves other humanitarian organizations. In 2018, MSF Supply served 59.000 order lines and sent more than 21,000 m3 to victims of disasters and conflicts.

Job description

English version below.


MSF Supply recherche un/une stagiaire Tactical Buyer pour son département Achats.

Au cœur de MSF Supply, l'achat des produits et matériaux pour chaque mission relève du département Achats/Procurement. Ce département est composé d'une équipe de 5 acheteurs stratégiques qui sont responsables de la gestion des relations avec les fournisseurs (choix, négociation, suivi de la qualité de la prestation, évaluation) et de 2 acheteurs tactiques qui soutiennent les acheteurs stratégiques.

RAISON D’ETRE :

Sous la responsabilité d’un Acheteur de l’équipe, le Stagiaire Achat apporte un support aux acheteurs stratégiques et/ou tactiques, dans la gestion des achats courants, l’identification de portefeuille à négocier,  l’amélioration des procédures,  et la mise à jour de documents de présentation.

Il/elle se doit de rechercher en premier lieu d’assurer la fiabilité du service et l'optimisation économique.

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

A) Opérationnelles :

  1. Il/elle assure la gestion d’achats courants par délégation d’un acheteur en :
  • Demandant des cotations pour répondre aux commandes de produits en cherchant au maximum à stabiliser les prix.
  • Analysant les alternatives (sources déjà actives dans la base de données) lorsque le fournisseur préférentiel ne peut pas répondre à un besoin d’approvisionnement.

2. Il/elle s’assure de la bonne tenue de la base de données et corrige/complète les informations si nécessaire :

  • Mise à jour des contacts commerciaux
  • Cohérence des délais de réapprovisionnement et des données commerciales
  • Mise à jour des prix et conditions commerciales

3. Amélioration des procédures : Mettre à jour les procédures existantes avec le support de l’équipe.

4. Mise à jour de documents de présentation et support à présentation externe

B) Stratégiques :

5. Il/elle est en charge de l’enquête post RFQ (Request for Quotation)

  • Feedback sur le processus 2021 auprès des 500 fournisseurs
  • Analyse des accords tarifaires (dates – durée)

6. Il/elle fait des analyses ad-hoc en support à l’acheteur (brexit, sourcing, reporting working groups, etc.) 


MSF Supply is seeking a Tactical Buyer Intern for the Procurement Departement.

At the heart of MSF Supply, the procurement of products and materials for each mission falls within the Procurement Department. This department comprises a team of 5 strategic buyers who are responsible for managing the relationships with suppliers (choice, negotiation, monitoring the quality of the service, evaluation) and 2 tactical buyers who support the strategic buyers.

ROLE :

Under the responsibility of a Strategic Buyer from the team, the Purchasing Intern provides support to the strategic buyers and/or tactical buyers, in the management of current purchases, the identification of the portfolio to be negotiated, the improvement of procedures, and the updating of presentation documents.

He/she must first of all seek to ensure the reliability of the service and economic optimization.

MAIN RESPONSIBILITIES :

A) Operational :

1. He/she manages day-to-day purchases by delegation from a buyer by:

  • Requesting quotations to meet product orders while seeking to stabilize prices as much as possible.
  • Analyzing alternatives (sources already active in the database) when the preferred supplier cannot meet a procurement requirement.

2. He/she ensures that the database is properly maintained and corrects/completes the information if necessary:

  • Update business contacts
  • Consistency of replenishment lead times and sales data
  • Update prices and other commercial conditions

3. Procedure improvement: Update existing procedures with the support of the team

4. Presentation documents and external presentation media update

B) Strategic

5. He/she is in charge of the post- RFQ survey (Request for Quotation)

  • Feedback on the 2021 process from 500 suppliers
  • Analysis of tariff agreements (dates - duration)

6. He/she performs ad-hoc analyses in support of the buyer (Brexit, sourcing, reporting working groups, etc.) 

Searched Profile

English version below.


Profil :  

  • Tu suis actuellement un bachelier ou un master dans le domaine du commerce, des achats, de la supply chain ou de la logistique
  • Tu as une très bonne connaissance parlée et écrite du français et de l’anglais. Le néerlandais est un plus.
  • Tu as une bonne maîtrise de la gestion de base de données, de la recherche et de l’analyse de données marché
  • Tu maîtres les outils informatiques (Word,Excel, Powerpoint & Outlook) et disposes idéalement d’une expérience sur ERP
  • Tu es rigoureux/se, organisé(e), tu as un bon esprit d’analyse et de bonnes compétences interpersonnelles

Tu as un grand intérêt pour le milieu associatif ou humanitaire


 Profile : 

  • You are currently a bachelor or master in the field of commerce, purchasing, supply chain or logistics
  • You have a very good spoken and written knowledge of French and English. Dutch is a plus.
  • You have a good command of database management, research and market data analysis
  • You master IT tools (Word, Excel, Powerpoint & Outlook) and ideally have experience in ERP
  • You are rigorous, organized, you have a good analytical mind and good interpersonal skills
  • You have a great interest in the associative or humanitarian environment

We offer

English version below. 


Conditions : 

  • Un stage de 4 à 6 mois à temps plein dans une organisation dynamique à pourvoir dans le courant du mois de juin 2021 (à discuter en fonction des examens prévus ou obligations universitaires)
  • La possibilité de développer tes compétences et de vivre une expérience professionnelle enrichissante dans laquelle tu prendras part à des projets et tu auras de vraies responsabilités.
  • Lieu de travail : en fonction des restrictions sanitaires (en télétravail, chez MSF Supply à Neder-over-Heembeek (Nord de Bruxelles) ou un mix des deux)

Intéressé(e) ?

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation avec la référence « Stage service Achats  » pour le 25/04/2021 au plus tard.


Conditions : 

  • A 4 to 6 month full-time internship in a dynamic organization to be filled during the month of June 2021 (to be discussed depending on planned exams or university obligations)
  • The opportunity to develop your skills and to live an enriching professional experience in which you will take part in projects and you will have real responsibilities.
  • Place of work: depending on health restrictions (teleworking, at MSF Supply in Neder-over-Heembeek (North of Brussels) or a mix of the two)

Interested?

Please send your curriculum vitae and a cover letter with the reference " Stage service Achats " by 25/04/2021 at the latest.

 

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Only for undergraduate students

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