Comment engager un étudiant?

Engager un étudiant jobiste, et profiter des avantages financiers qui y sont liés, nécessite de prêter attention à quelques points clefs. Vous trouverez ci-dessous les différents critères que l’étudiant doit remplir, mais également les principales démarches administratives à effectuer lors de l’embauche.

Les conditions que doit remplir l'étudiant

Tout d’abord, le statut d’étudiant peut être attribué aux personnes belges de plus de 15 ans, étudiants à titre principal dans l’enseignement secondaire, supérieur, universitaire ou en préparation du jury central. Il n’y a pas de limité d’âge maximal. Si l’étudiant est issu d’un état membre de l’Espace Economique Européen (EEE) ou de la Suisse, il ne doit pas avoir de permis de travail spécifique. Des conditions plus complexes s’appliquent si l’étudiant est issu d’un état non-membre de l’EEE.

Afin que vous bénéficiiez des cotisations sociales réduites (5,42%), il est également nécessaire que l’étudiant travaille moins de 475 heures sur l’année en cours. Il existe un compteur vous permettant de vérifier cela. Il faut que l’étudiant s’inscrive au préalable sur le site de Student@work, et obtienne un attestation avec un code d’accès qui vous est destiné. Le lien destiné aux employeurs vous permettra alors de vérifier l’état du compteur. Faites attention, ce quota est bien en heures et il est de votre responsabilité de vérifier qu’il ne soit pas dépassé.

 Le contrat et la rémunération

Il est bien évidemment nécessaire de conclure un contrat écrit, contenant toutes les mentions obligatoires (e.a. : dates de début et de fin, durée journalière et hebdomadaire, salaire convenu, description de fonction…). Vous trouverez en cliquant ICI un exemple de contrat. L'étudiant salarié et l'employeur doivent obligatoirement conclure un contrat écrit à durée déterminée, appelé contrat d'occupation d'étudiants. Ce contrat doit être signé au plus tard au moment de l'entrée en service et l'étudiant doit en recevoir une copie. Veillez également à lui faire parvenir un copie du règlement intérieur de votre entreprise. 

Il est possible aux deux parties prenantes de mettre fin au contrat après la période d’essai selon les délais suivants :

Durée du contrat Préavis de l'employeur Préavis de l'étudiant Jusqu'à un mois 3 jours calendrier 1 jour calendrier Plus d'un mois 7 jours calendrier 3 jours calendrier Un autre point d’attention au sujet des contrats, il doit avoir une durée de maximum 12 mois consécutifs. Il est nécessaire qu'il y ait une réelle interruption entre deux contrats, sans quoi il sera impossible de conclure un nouveau contrat étudiant entre vous et ce même étudiant. 

Il faudra également veiller à ce que l’étudiant dispose d’un temps de pause suffisant en fonction de son âge, et à ne pas l’employer les dimanches, jours fériés, et en dehors des heures qui ne répondent pas aux conditions prévues par la loi. Les jeunes de moins de 18 ans ne peuvent pas être occupés le dimanche ou les jours fériés payés, sauf dans certains cas définis par la loi (nous vous conseillons de vous référer aux dérogations sectorielles). 

Au sujet de la rémunération, il s’agit de vous référer aux barèmes de la commission paritaire de votre secteur si vous employer l'étudiant pendant un mois ou plus. Il faudra vous référer aux barèmes nationaux s'il n'en existe pas pour votre secteur précisement. 

Les autres impératifs légaux

Outre le contrôle des 475 heures, il est impératif que vous déclariez votre étudiant auprès de la Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte). Cette déclaration est un moyen de communiquer toute entrée et sortie de service d'un travailleur à l'ONSS ou à l'ORPSS. Elle est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard au moment où l’étudiant débute ses prestations et vaut pour 3 mois. Il est donc nécessaire d’introduire différentes Dimona si l’occupation s’étend sur plusieurs trimestres. Cela peut être effectué via le site de l’ucm, rubrique "Services en ligne - votre accès". Vous devrez y introduire la durée (début-fin) et le nombre de jours de prestations prévus. 

Consultez aussi notre liste de jobs étudiants!

Les cotisations sociales réduites seront à payer lors de votre déclaration trimestrielle. Cette cotisation de solidarité permet de réduire les charges patronales à 5,42%. Les étudiants bénéficient quant à eux d’une cotisation de solidarité de 2,71%.

Enfin, veillez à ce que votre étudiant soit assuré contre les accidents de travail, et à être affilié auprès d’un service externe pour la prévention et la protection au travail (SIPP). Si vous disposez déjà de ce service, il est nécessaire de leur mentionner l’engagement de l’étudiant.

Maintenant que vous êtes au courant des démarches législatives majeures à effectuer, vous trouverez sans aucun doute des étudiants motivés en créant un compte sur le site Student.be et en placant des annonces dans notre rubrique job étudiant !

 

Stéphanie Fischer

Mis à jour 2017

Sources : Securex – Belgium.be – Social Security - UCM