Recruter un étudiant pour un stage : quelles sont les règles à respecter?

Le recrutement d'un stagiaire apporte de nombreux avantages à votre société. C'est non seulement l'occasion d'adoucir la charge de travail supportée par votre équipe à moindres coûts et de vous focaliser sur des tâches plus importantes, mais c'est aussi une manière d'apprécier les compétences d'une personne en vue d'éventuellement la recruter au terme du stage.

Par stagiaire, on entend toute personne qui suit un enseignement ordinaire et qui, dans le cadre de cette formation, effectue un travail chez un employeur en vue d’acquérir une expérience professionnelle.

 

Les modalités pratiques du stage

Embaucher un stagiaire est très facile mais il faut cependant respecter certaines règles bien précises.

1. Convention de stage

La plupart des universités et des hautes écoles tentent d’encadrer les étudiants stagiaires et les incitent à signer une convention de stage avec l’entreprise. La convention détaille les conditions du stage, les activités et l’accompagnement qui sera mis en place.
Plusieurs universités ou hautes écoles offrent sur leur site web l’exemple d’un contrat ou d’une convention de stage.

2. Rémunération

Dans la plupart des cas, les stages en Belgique ne sont pas rémunérés. Toutefois, certaines entreprises remboursent les frais de transport (l’abonnement de transports en commun) ou offrent des repas gratuits ou à prix réduit aux étudiants. Ces avantages sont à négocier par l’étudiant stagiaire. Si ce dernier reçoit une rémunération, il devra signer des documents et l’entreprise devra déclarer le montant payé à l’étudiant.

3. Durée légale

Il n’y a pas de durée légale définie pour les stages se déroulant dans le cadre de l’enseignement supérieur. Les stages peuvent s'étendre sur une durée de 1 à 4 mois. La règlementation du travail s’applique en lien avec l’âge du stagiaire. 

4. Exigences particulières

Certains établissements stipulent clairement de quelle façon l’évaluation du stage doit être effectuée afin d’être reconnu officiellement comme faisant partie de la formation initiale.

Si l'étudiant stagiaire est ressortissant d'un autre pays que la Belgique, il est important qu'il donne toutes les informations à l’entreprise quant à la durée et aux conditions de suivi, d’accompagnement et d’évaluation de son stage, afin que celle-ci sache ce à quoi elle s’engage.

5. Protection sociale

Les étudiants belges effectuant un stage en Belgique (ou à l’étranger) sont couverts par leur institution d’enseignement supérieur. Il leur est nécessaire de se munir de la carte européenne d’assuré social. Il est également conseillé de prendre une assurance complémentaire contre les risques d’accident en entreprise. La même réglementation s’applique aux étudiants non belges souhaitant effectuer un stage en Belgique dans le cadre de leur formation initiale.

6. Stagiaires étrangers

Pour pouvoir être occupé comme stagiaire en Belgique, un ressortissant étranger doit, en principe, disposer d'un permis de travail valide. Cette condition ne s'impose pas au ressortissant d'un Etat membre de l'Espace économique européen (soit l'Union européenne, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein) et de la Suisse.

La réglementation prévoit toutefois plusieurs cas de dispenses de l'obligation du permis de travail (outre la dispense précitée pour les ressortissants de l'Espace économique européen) pour certains stagiaires étrangers.

L'employeur doit, quant à lui, obtenir une autorisation d'occupation lorsque le stagiaire est soumis à l'obligation du permis de travail.

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Sont dispensés de l'obligation d'obtenir un permis de travail :

➡   les étudiants qui effectuent des stages obligatoires pour les besoins de leurs études en Belgique;
➡   les stagiaires occupés par un pouvoir public belge;
➡   les stagiaires occupés par une organisation internationale de droit public établie en Belgique et dont le statut est régi par un traité en vigueur, ou occupés dans le cadre d'un programme approuvé par cette organisation.

L'employeur qui souhaite occuper un stagiaire doit demander une autorisation d'occupation auprès de l'autorité régionale compétente.

Cette autorisation est octroyée sans examen du marché de l'emploi mais à certaines autres conditions.

Le stagiaire doit être âgé de dix-huit ans au moins et ne pas avoir atteint l'âge de trente ans à la date d'octroi de l'autorisation d'occupation et du permis de travail.

Il doit prendre l'engagement de n'occuper en Belgique aucun emploi pendant la période du stage.

Le stage doit être à temps plein, il ne peut excéder douze mois et doit faire l'objet d'un contrat de stage qui indique le nombre d'heures de formation et le montant de la rémunération qui ne peut être inférieure au minimum légal (en ce, inclus le montant des bourses éventuelles).

Le stage doit être assorti d'un programme de formation.  La limite d'âge de trente ans n'est pas applicable aux stagiaires recrutés par une université, un établissement d'enseignement supérieur ou un établissement scientifique reconnu.

Le stagiaire reçoit un permis de travail B en cas d'octroi de l'autorisation d'occupation à l'employeur.

 

➡   Source : SPF Emploi
➡   Source : Euro-guidance