Wat houdt een job als office manager in?

Office managers mogen niet ontbreken in een bedrijf, anders wordt het een complete chaos. Ze zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de organisatie en dat iedereen zijn job kan uitvoeren. Ontdek hieronder wat de taken van een office manager zijn!

Wat is een office manager?

De office manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie op kantoor. In sommige bedrijven worden ze ook wel directiesecretaresse/-secretaris of personal assistant genoemd. Zij worden aangenomen om het management te ondersteunen en vormen dan ook de schakel tussen de directie en de verschillende afdelingen. Ze zijn zowat de rechterhand van het management. Hun belangrijkste taak is om alles op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen.

Wat zijn de taken van een office manager? 

De taken van office managers zijn veelzijdig en kunnen verschillen van bedrijf tot bedrijf. De meest voorkomende taken zijn:

·      Voorraadbeheer: de stock van de kantoorartikelen in de gaten houden en bijbestellen indien nodig. Bovendien zijn ze in het beheer van de budgetten en kunnen werknemers altijd bij hen terecht indien er specifieke tools aangekocht moeten worden.

·      Facilitaire ondersteuning: ervoor zorgen dat alles op het kantoor werkt naar behoren. Is er een probleem met de kopieermachine? Dan lossen zij het op of bellen zij een technicus. Ze zijn dan ook de eerste die men aanspreekt indien iemand problemen ondervindt met de faciliteiten op kantoor.

·      Communicatie: ze zijn vaak verantwoordelijk voor de interne en/of externe communicatie van het bedrijf: beantwoorden van telefoontjes, versturen van mails en verzenden van brieven.

·      Eindverantwoordelijke: een officemanager staat aan het hoofd van de secretaresses in het bedrijf. Ze leidt hen op en voorziet hen van de nodige ondersteuning.

Also read: The skyline is the limit: ervaar meer als ingenieur bij Smulders

·      Human ressources: ze zijn het aanspreekpunt voor de medewerkers in het bedrijf. Ze regelen de verlofperiodes en doen soms de payroll.

·      Administratie: ze beheren de agenda’s, leggen afspraken vast, notuleren tijdens vergaderingen, schrijven rapporten en verslagen, stellen facturen op, …

Wat zijn de vereiste skills van een office manager?

Het is een functie met veel verantwoordelijkheden. Office managers regelen zowat al de praktische zaken op kantoor. Daarenboven moeten ze communicatief sterk staan aangezien mensen aan hen moeten rapporteren en ze bovendien een belangrijk aanspreekpunt zijn binnen het bedrijf. Flexibel zijn is ook een vereiste, elke dag is anders en voor sommige situaties moet je een creatieve oplossing bedenken

Waar werkt een office manager?

Een office manager kan in de meest uiteenlopende organisaties werken. Zowel in commerciële bedrijven, als bij non-profitorganisaties, maar ook in de openbare sector. Ze zijn steeds werkzaam op kantoor en zijn weinig ‘op baan’. Office managers komen vaak in contact met secretaresses en administratief medewerkers, omdat zij aan de office managers moeten rapporteren. De office managers moeten op hun beurt rapporteren aan de directie.

Ben je geïnteresseerd in een carrière als office manager? Aarzel dan niet om onze vacatures te bekijken op Student.be!