Secrétaire - Assistant·e administratif·ve à l'AFSCA

Vos tâches

Vous voulez découvrir le monde du travail tout en donnant du sens à votre stage? Vous disposez d'un sens de l'organisation et d'une bonne dose de curiosité et vous aimez quand les choses sont bien faites? Vous voulez apprendre comment fonctionne une administration qui veille chaque jour à la sécurité alimentaire de tous?

Alors, ce stage à l’Unité Locale de Contrôle (ULC) (de Bruxelles ou de Liège ou du Brabant wallon Namur) est peut-être fait pour vous! Ici, on vous propose bien plus qu’un simple stage: vous ferez partie d’une équipe dynamique, toujours prête à vous aider à progresser et à vous transmettre ses bonnes pratiques.

Ce que vous ferez au quotidien: votre rôle, c’est de soutenir nos contrôleurs et inspecteurs dans leurs missions. Vos journées seront variées et riches en apprentissages!

Voici un aperçu de ce que vous ferez:

• Fournir un soutien administratif global à l’équipe, en collaboration avec des collègues enthousiastes;
• Préparer, classer et organiser des dossiers;
• Accueillir les visiteurs au guichet et leur transmettre les informations adéquates;
• Répondre aux questions des opérateurs, que ce soit par téléphone ou par e-mail;
• Gérer la correspondance entrante et sortante;
• Suivre les boîtes mails du service via Outlook;
• Créer et adapter des documents sur Word et Excel;
• Mettre à jour des bases de données et encoder les informations dans les délais;
• Participer à l’envoi d’échantillons vers les laboratoires;
• Gérer le stock du matériel (bureau et terrain), le commander et le distribuer aux collègues.

En fonction de votre niveau d’études, de votre projet de stage et de votre motivation, le contenu des tâches peut varier, et répondre à vos attentes de défis et complexité.

Notre organisation

L’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) veille chaque jour à ce que les aliments qui arrivent dans nos assiettes soient sûrs, fiables et protégés. Présente à chaque maillon de la chaîne alimentaire - de la ferme au consommateur - elle garantit que les produits circulant sur le marché belge respectent les normes les plus strictes, dans l’intérêt de tous.

Pour réaliser ces différentes tâches, l'Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire, s'appuie sur un Administrateur délégué et 4 Directions générales (DG) : DG Politique de contrôle, DG Contrôle, DG Laboratoires et DG Services généraux. Les ULC (Unités locales de contrôle) font partie de la DG Contrôle et sont au nombre de 9. C’est au sein d’une Unité locale de contrôle que vous effectuerez votre stage.

• Vous êtes étudiant·e en bachelier dans une section/orientation administrative, par exemple : Bachelier en secrétariat de direction/management assistant, Bachelier en gestion des entreprises, Bachelier en sciences administratives et gestion publique, Bachelier en communication ou relations publiques, …
• La connaissance de la suite MS Office est indispensable.

Conditions

La durée du stage: à discuter et en fonction des exigences de votre école, de votre projet de stage et des attentes du service qui vous accueillera, avec un minimum de 6 semaines de stage.

Avantages

Ce que ce stage vous apportera:

• Une expérience concrète du monde administratif;
• Des compétences utiles pour votre future carrière (bureautique, communication, organisation);
• Une équipe bienveillante qui vous accompagne à chaque étape;
• Le développement de nombreuses compétences professionnelles : travail en équipe, sens de l’organisation, communication et rigueur;
• L’opportunité de travailler de façon autonome; 
• L’occasion de vous familiariser avec nos outils informatiques internes et de perfectionner votre utilisation de Word et d’Excel;
• Pour l’ULC de Bruxelles: l’opportunité de travailler dans un environnement bilingue et d’améliorer votre connaissance du néerlandais;
• L’évolution et l’apprentissage dans un environnement certifié ISO 9001, 17020, 17025 et 17043;
• Et surtout: la fierté de contribuer à une mission essentielle pour tous!