Hoe vertel je een kandidaat dat hij/zij niet aangenomen is?

Volgens verschillende studies is het heel belangrijk dat kandidaten een antwoord krijgen op hun sollicitatie, ook als het negatief is. 74% van de kandidaten zouden ook liever een persoonlijke afwijzing krijgen dan een standaardmail. Op welk moment in het rekruteringsproces moet je gepersonaliseerde afwijzingen sturen? Hoe weiger je een kandidaat op een “goede” manier? Ontdek het in dit artikel!

1.    Tijdens het interview

Je plaatst een jobaanbieding online en ontvangt tientallen sollicitaties, maar je hebt maar 1 vacature om in te vullen. Je maakt waarschijnlijk een eerste selectie gebaseerd op hun motivatiebrief en cv. Je nodigt uiteindelijk enkele kandidaten uit voor een interview, maar vele andere kandidaten zullen nooit meer iets van je horen. Toch is het belangrijk om op alle sollicitaties te antwoorden. Voordat de kandidaten solliciteren hebben ze echter de tijd genomen om hun cv aan te passen aan de jobaanbieding, om zich te informeren over het bedrijf en om een motivatiebrief te schrijven. Zelfs als de kandidaat niet op gesprek mag komen, moet je je tijd nemen om hen iets te laten weten, zodat hun inspanningen niet tevergeefs zijn en je bewijst dat je oprecht interesse in hun sollicitatie hebt getoond.

Wat moet je sturen? 

Het is volledig aan jou om te zien hoeveel tijd je in de rekrutering en afwijzing steekt. Sommigen zullen elke kandidaat opbellen om uit te leggen waarom hun sollicitatie is weerlegd. Anderen zullen de voorkeur geven aan gepersonaliseerde e-mails voor elke kandidaat. Als je echt geen tijd hebt, kan je ook een standaardmail versturen. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je interesse in ons bedrijf. We zullen je sollicitatie aandachtig bekijken. Als je echter niet binnen de twee weken van ons hoort, betekent het dat we niet verdergaan met je in het sollicitatieproces”. Het is niet de ideale oplossing, maar het is een acceptabel alternatief als je niet veel tijd hebt.

2.    Na het interview

Je hebt de meest interessante profielen geselecteerd en je hebt contact opgenomen met hen om een interview vast te leggen. Eens alle interviews achter de rug zijn, moet je een keuze maken. Hoe laat je het de andere kandidaten weten dat ze niet gekozen zijn voor de job? Een ding is zeker: je MOET ze op de hoogte brengen. Zo ver in het proces kan je het niet meer maken om niks te laten weten of om een standaardmail te sturen. Aarzel niet om te zeggen wat je positief vond aan de kandidaat en hoe het kwam dat ze zo ver in het proces zijn gekomen. Leg hen ook op een onderbouwde manier uit waarom je ze dan uiteindelijk niet hebt gekozen en waarin ze zich kunnen verbeteren. Hierdoor zullen ze het slechte nieuws vanuit een ander perspectief bekijken: ze zullen bereid zijn om bij je terug te komen van zodra ze hun werkpunten onder handen hebben genomen. 

Lees ook: Goed nieuws: Studenten mogen in 2025 tot 650 uur per jaar werken

Wat moet je sturen?

Als je de kandidaten in het echt of via videocall hebt ontmoet, dan heeft een telefonische benadering de voorkeur om het hen te vertellen. Het komt menselijker over en verpest de ervaring van de kandidaat met het bedrijf niet. Laat ze zien dat je oprecht interesse hebt, zelfs als je hen niet geselecteerd hebt. Geef onderbouwde kritiek, help hen door hen te wijzen op wat ze kunnen verbeteren voor hun volgende interviews. Ze zullen je hulp op prijs stellen en hun vertrouwen in het bedrijf behouden.

Ben je op zoek naar de ideale kandidaten voor je bedrijf? Het Student.be team is er om je te helpen!