Hoe vervang ik een fysiek event door een webinar? Student.be geeft 10 tips | Student Life | Student.be

Hoe vervang ik een fysiek event door een webinar? Student.be geeft 10 tips

webinar organiseren

In tijden van COVID-19 moeten we fysieke evenementen zoveel mogelijk vermijden. Een webinar kan een leuk en nuttig alternatief zijn om alsnog een evenement te organiseren. Hieronder geven we je alvast 10 tips om een succesvol webinar op poten te zetten.

1. Een goede webinarsoftware is noodzakelijk

Tijdens een webinar stream je vaak zowel geluid als beeld van de spreker, en komt er ook nog een presentatie bij. Daarbij komt dat de deelnemers niet altijd over een stabiele internetverbinding beschikken, waardoor er al snel technische problemen kunnen opduiken. Een juiste software zorgt ervoor dat alles op technisch vlak feilloos kan verlopen.

Daarnaast kan software de webinar ook interactiever en interessanter maken. Extra features zoals scherm delen en polls organiseren voegen een leuke extra waarde toe aan een webinar. De opties zijn eindeloos!

Aanraders: Demio, WebinarNinja, Adobe Connect

2. Doodgewone powerpointslides volstaan niet

Tijdens een webinar is de situatie voor de deelnemer net iets anders dan bij een fysieke bijeenkomst. De deelnemers kunnen tijdens een webinar alleen maar naar een beeldscherm kijken terwijl ze aandachtig luisteren naar de spreker. Daarom: zorg ervoor dat ze niet minutenlang naar eenzelfde slide moeten kijken. Maak een presentatie die jouw verhaal visueel ondersteunt en probeer de deelnemer te betrekken.

3. Oefening baart kunst

Een webinar vlekkeloos laten verlopen, is helemaal niet zo eenvoudig. De techniek moet in orde zijn, de presentatie moet goed in elkaar zitten en momenten van interactiviteit moeten goed voorbereid zijn. Vandaar deze tip: oefen en test totdat alles in de puntjes klopt.

4. Zorg voor ondersteuning tijdens je webinar

Bij een webinar komt zoals eerder gezegd heel wat kijken. Eens het van start gaat, is het belangrijk dat jij als spreker je volop kan focussen op het verhaal dat je wil overbrengen. We raden je aan om een moderator in te schakelen die de praktische zaken in goede banen leidt. Denk maar aan alle vragen die via de chat binnenstromen, of de mailtjes die je ontvangt omdat een deelnemer zich maar niet kan inloggen. 

5. Kort en krachtig

Het is niet zo eenvoudig om de aandacht erbij te houden wanneer je een lange tijd naar een scherm staart. De aangeraden duur voor een webinar is 1 uur. Pas op, dit omvat ook de interactiviteit en vragenronde. Hou je verhaal dus kort en focus op de kernelementen. Je zal het merken: een uur is zo voorbij!

6. Interactie, interactie, interactie!

Als spreker wil je natuurlijk dat de deelnemers gedurende de volledige webinar aandachtig blijven.  De software van vandaag biedt heel wat leuke manieren om een webinar zo interactief mogelijk te maken, zoals een chatvenster. Stel vragen aan je deelnemers in het chatvenster (= vraag-en-antwoordscherm), zo kunnen de deelnemers een antwoord geven waardoor er meer interactie en discussie komt.

7.Vragen? Shoot!

Je kan als spreker zelf regelmatig een vraag stellen aan je publiek om hen zo nauwer te betrekken bij de webinar. En… dit kan ook omgekeerd: plan voldoende tijd in tijdens de webinar voor een vragenronde. Zo maak je de webinar nog interactiever voor jou en de deelnemers.

8. Deel je beeldscherm met de deelnemers

Wil je tijdens je webinar een demonstratie geven aan je deelnemers? Of wil je een video tonen? Dan raden we je aan om je beeldscherm te delen zodat de deelnemer dit live op zijn/haar eigen scherm kan bekijken.

9. Neem de webinar op

Een groot voordeel van webinars: je kan deze heel eenvoudig opnemen. Zo kunnen de deelnemers de opname later nog eens herbekijken. Maar dat is niet het enige voordeel: je kan ook je webinar naar een veel breder doelpubliek verspreiden. Mensen die bijvoorbeeld niet konden deelnemen aan de webinar krijgen nu de mogelijkheid om het toch nog te raadplegen. Leads genereren was nog nooit zo eenvoudig! 

10. Maak het spontaan

Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een webinar, waardoor er best wel wat druk op de schouders van de spreker ligt. Toch raden we je aan om het hele gebeuren niet te stijfjes te houden. Aangezien de deelnemers naar een beeldscherm kijken is er al wat meer afstand dan tijdens een fysieke bijeenkomst. Als spreker moet je dus een extra inspanning doen om toegankelijk en bereikbaar te zijn tijdens de webinar.  Een goede voorbereiding en presenteren vanuit je eigen werkplek kunnen hier alvast bij helpen.

Veel succes! Wil je graag zelf een eerste webinar organiseren? Student.be kan je ondersteunen van opzet tot inflow van de passende young graduates. Contacteer bvanparys@student.be  voor meer info

Door verder te gaan op de website, aanvaardt u onze algemene gebruiksvoorwaarden en privacy policy Algemene voorwaarden en onze Privacybeleid