Le travail d’Office Manager, c’est quoi ?

Tu te sens l’âme d’un futur leader ? Tu as envie de maintenir et d’améliorer l’efficacité et la productivité d’une organisation ou d’une équipe ? L’organisation interne et externe d’un bureau ne te fait pas peur et tu apprécies particulièrement la gestion des ressources humaines ? Alors pourquoi ne pas devenir Office Manager ? Dans cet article, nous te proposons de découvrir ce qu’implique ce métier d’avenir !

Quel est le rôle d’un Office Manager ?

Un Office Manger est une personne responsable de tout ce qui touche à l'organisation et au secrétariat d'un bureau. Sa mission se positionne à la frontière qui sépare le travail de l’assistant de direction de haut niveau et celui de responsable administratif. L’Office Manager doit faire le lien entre la direction d’une organisation et les différents départements qui la composent et doit veiller au bon fonctionnement général de celle-ci. Dans de nombreux cas, il agit comme le bras droit de la direction ou d’une équipe de direction et agit comme le trait d’union entre celle-ci et l’ensemble du personnel administratif.

Où travaille un Office Manager ?

L’Office Manager peut être appelé à travailler dans les bureaux d’organisations très diverses. Des entreprises commerciales aux institutions culturelles, en passant par les ministères et les entreprises des TIC, l’Office Manager est partout !

Que fait un Office Manager ?

En règle générale, un Office Manager effectue des tâches administratives et organisationnelles pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité du bureau. Globalement, il va prendre en charge l’ensemble des tâches administratives, juridiques et comptables que le reste de l’équipe ne peut accomplir, par manque de temps et de compétences : gestion administrative du personnel, suivi des budgets, relation avec les fournisseurs ... Ses tâches sont bien entendu variables en fonction de son entreprise, de sa taille, de ses besoins, etc. Nous pouvons cependant te proposer une liste non exhaustive de ce qu’un Office Manager est appelé à faire :

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• S’occuper de la gestion des communications entrantes et sortantes (appels téléphoniques, courriers, emails…)
• Agir en tant que personne de contact au sein de l’organisation mais aussi au niveau des relations extérieures
• S’assurer de la bonne organisation des archives
• Fixer les plannings, l’agenda, les horaires de travail
• Planifier et préparer les réunions, en dresser les comptes-rendus
• Rédiger des rapports
• S’occuper de la préparation de factures et des contrats
• …

Office Manager, un métier fait pour toi ?

Tu as envie de te lancer en tant qu’Office Manager ? Ce travail peut en effet être une première expérience professionnelle très enrichissante ! Quelques conditions sont toutefois à remplir si tu désires postuler à une offre.

Actuellement, il n’existe pas de formation spécifique pour devenir Office Manager. Il n’existe donc pas de « profil type » de l’Office Manager. Une formation en gestion (administrative) ou en management peut cependant être un atout si tu désires te lancer.

Quel que soit ton diplôme, certaines compétences sont requises :

• Un sens de l’organisation développé
• Un bon sens de la communication
• Être résistant au stress
• Être autonome
• Une maitrise parfaite du français, de l’anglais et/ou du néerlandais
• Une bonne maitrise des outils informatiques

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