Stagiaire / étudiant·e assistant·e administratif·ve

Madame Moustache cherche un·e stagiaire ou étudiant·e assistant·e administratif·ve pour renforcer son équipe dans la gestion quotidienne du bureau.

Derrière les soirées, les concerts, les événements et l’ambiance Madame Moustache, il y a toute une organisation administrative à faire tourner. Nous cherchons une personne organisée, rigoureuse et motivée pour nous aider à garder une administration claire, propre et bien suivie.

La fonction

Tu seras amené·e à soutenir l’équipe dans les tâches administratives quotidiennes du lieu. L’objectif est de nous aider à structurer, classer, vérifier, suivre et organiser les documents, les commandes, les paiements, les caisses et les échanges administratifs.

C’est une fonction idéale pour une personne qui veut apprendre concrètement comment fonctionne l’administration d’un lieu horeca, culturel et événementiel.

Missions principales

1. Suivi administratif général

• Classer et organiser les documents administratifs
• Créer et tenir à jour des dossiers physiques et numériques
• Vérifier que les documents importants sont bien rangés au bon endroit
• Scanner, renommer et archiver les documents
• Aider à structurer les fichiers partagés
• Préparer les documents nécessaires pour la comptabilité
• Suivre les petites tâches administratives du quotidien
• Mettre de l’ordre dans les dossiers existants
• Aider à améliorer les méthodes de classement

2. Suivi des factures, commandes et paiements

• Réceptionner et classer les factures fournisseurs
• Vérifier que les factures correspondent bien aux commandes reçues
• Préparer les factures à transmettre à la comptabilité
• Suivre les paiements à effectuer
• Aider à identifier les factures déjà payées et celles encore en attente
• Faire le suivi des bons de commande, bons de livraison et justificatifs
• Vérifier que les documents liés à une commande sont complets
• Aider à tenir un tableau de suivi des dépenses
• Ranger les preuves de paiement et documents bancaires
• Signaler les anomalies ou documents manquants

3. Suivi des caisses et documents financiers

• Aider au suivi des caisses après les soirées
• Vérifier les documents liés aux ventes
• Classer les rapports de caisse
• Aider à comparer les informations disponibles : caisse, tickets, paiements, justificatifs
• Préparer les documents nécessaires pour le suivi comptable
• Organiser les pièces justificatives
• Aider à garder une vision claire des entrées et sorties
• Encoder certaines informations dans des tableaux de suivi
• Signaler les incohérences éventuelles

4. Gestion du courrier et des mails administratifs

• Trier le courrier entrant
• Classer les documents reçus
• Identifier les courriers importants
• Préparer certains courriers ou réponses simples
• Assurer le suivi des demandes administratives de base
• Aider à organiser la boîte mail administrative
• Classer les échanges importants dans les bons dossiers
• Suivre les demandes en attente
• Relancer certaines personnes si nécessaire, toujours avec validation de l’équipe

5. Organisation interne du bureau

• Aider à garder le bureau structuré et fonctionnel
• Préparer des documents pour les réunions ou suivis internes
• Tenir à jour des listes, tableaux et fichiers de suivi
• Aider à centraliser les informations importantes
• Mettre à jour les contacts fournisseurs, prestataires ou partenaires
• Vérifier que les documents utiles sont accessibles facilement
• Participer à l’amélioration de l’organisation administrative
• Aider à créer des systèmes simples pour gagner du temps

6. Soutien à la gestion quotidienne du lieu

• Aider à suivre certaines commandes
• Vérifier que les informations administratives liées aux événements sont bien complètes
• Préparer certains documents liés aux équipes, prestations ou fournisseurs
• Aider à faire le lien entre le bureau, la comptabilité et l’équipe opérationnelle
• Soutenir l’équipe dans les petites urgences administratives du quotidien
• Aider à garder une vue d’ensemble sur les tâches en cours

Nous cherchons une personne :

• Organisée, structurée et attentive aux détails
• Fiable, ponctuelle et sérieuse
• Á l’aise avec les tâches administratives
• Capable de travailler avec méthode
• Qui aime mettre de l’ordre dans les choses
• Á l’aise avec les outils informatiques de base : mails, Google Drive, Excel ou Google Sheets
• Capable de suivre des consignes précises
• Discrète avec les informations sensibles
• Autonome une fois les tâches expliquées
• Motivée par l’idée de travailler dans un environnement vivant et atypique

Une formation en administration, secrétariat, office management, comptabilité, gestion, assistant·e de direction ou équivalent est un plus, mais nous sommes surtout attentifs à la motivation, à la rigueur et à l’envie d’apprendre.

Ce que tu vas apprendre

• Comment fonctionne l’administration quotidienne d’un lieu événementiel et horeca
• Comment organiser des documents comptables et administratifs
• Comment suivre des factures, paiements, commandes et caisses
• Comment structurer des dossiers et des tableaux de suivi
• Comment communiquer avec des fournisseurs, prestataires et membres d’équipe
• Comment travailler dans un environnement où il faut être réactif, précis et organisé
• Comment transformer un bureau un peu vivant en machine administrative plus fluide

Ce que nous proposons

• Une expérience concrète, utile et formatrice
• Des missions variées, jamais uniquement théoriques
• Un environnement de travail dynamique, culturel et festif
• Une équipe accessible et directe
• Une vraie immersion dans les coulisses de Madame Moustache
• La possibilité de prendre progressivement plus d’autonomie
• Un cadre de travail au cœur de Bruxelles