De afdeling

De cel 'Ressources' maakt deel uit van het departement Ambulante Zorg van het UMC Sint-Pieter en staat in voor de organisatie van de uurroosters voor raadplegingen, de medische technische platforms en het operatiekwartier.

Een van de belangrijkste uitdagingen bestaat uit een gestructureerde planning om de werking van het UMC Sint-Pieter op de 2 sites (Hallepoort en Alexianen) te verbeteren en te optimaliseren. Dit met als doel een kwaliteitsvolle patiëntenzorg te garanderen en een aangename en efficiënte werkomgeving te creëren voor onze medewerkers, in overeenstemming met onze waarden en institutionele doelstellingen.

Als administratief medewerker bij de cel 'Ressources' vormt u een zeer belangrijke schakel in de dagelijkse coördinatie van de dienst.

Hoofdtaak

De medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van annuleringen en herplanningen van afspraken voor alle zorgverleners van het ziekenhuis (medisch en paramedisch), waarbij de vastgelegde richtlijnen en procedures strikt worden nageleefd. De rol is grotendeels repetitief en richt zich op specifieke administratieve taken.

Uw voornaamste dagelijkse taken zijn :

• Beheer van annuleringen voor alle zorgverleners van het ziekenhuis: kinesitherapeuten, verpleegkundigen, vroedvrouwen, artsen, enz.
• Contact met patiënten (50% van de tijd): patiënten opbellen om een afspraak te annuleren of te herplannen volgens de ontvangen richtlijnen. Indien nodig, bevestigingsbrieven versturen.
• Lokalen toewijzen in functie van de openstelling van de raadplegingen.
• Openen en sluiten van de raadplegingsroosters, technische onderzoeken en het operatiekwartier, rekening houdend met de vakantieperiodes van de zorgverleners.
• Configureren van de software voor afsprakenbeheer van de raadplegingen, de software van het operatiekwartier en medisch-specifieke software.
• De telefonische permanentie van de cel verzekeren en oproepen op de juiste manier doorverbinden.
• De e-mails van de cel behandelen.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar en universitair referentieziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorg terechtkan.

Dagelijks gaan wij uitdagingen aan betreffende volksgezondheid en blijven we trouw aan ons universitaire karakter door actief te investeren in onderzoek en onderwijs.

Het ziekenhuis kan de volgende sleutelcijfers voorleggen:

• 450.000 raadplegingen per jaar
• 45.000 opnames per jaar,
• 23.000 chirurgische ingrepen/jaar
• 85.000 bezoeken aan de spoeddienst/jaar
• 2900 bevallingen/jaar
• 3200 medewerkers inbegrepen 400 artsen

Respect, innovatie, inzet, kwaliteit en solidariteit zijn de kernwaarden van het ziekenhuis. Voor iedereen staat de patiënt centraal. De antwoorden op sociale realiteiten, tolerantie, vrije meningen en het vermogen om zich dagelijks in te zetten voor de, Brusselse en niet-Brusselse, patiënten zijn de drijfveren van iedere medewerker.

Het streven naar medische uitmuntendheid en multidisciplinaire benadering maken van het ziekenhuis een nationale referentie.

Het UMC Sint-Pieter werkt ook nauw samen met diverse partners, zoals huisartsen, referentiespecialisten, OCMW's en andere hulp- en zorginstellingen in het Brussels Gewest.

Werken in het UMC Sint-Pieter betekent deel uitmaken van een ziekenhuis dat al enkele eeuwen in de stad verankerd is en tegelijk ook van een modern ziekenhuisnetwerk in volle ontwikkeling, CHORUS, het grootste ziekenhuisnetwerk in België.

Binnen het UMC Sint-Pieter heerst er een hechte, ondersteunende sfeer waarin iedereen zijn plaats heeft om een optimale service te bieden. De tevredenheid van onze patiënten en het welzijn op het werk van onze medewerkers zijn onze prioriteiten.

Gezocht profiel :

• Bestand tegen routine : In staat om repetitieve taken nauwkeurig en zonder motivatieverlies uit te voeren.
• Strikte naleving van instructies : Werkt volgens de gegeven richtlijnen zonder hiervan af te wijken. Bij twijfel wordt systematisch de hiërarchische verantwoordelijke geraadpleegd.
• Flexibiliteit : Kan zich aanpassen aan frequente wijzigingen in instructies of planning gedurende de dag.
• Stiptheid en organisatievermogen : Kan taken prioriteren op basis van ontvangen instructies en werklijsten.
• Stressbestendigheid : Kan omgaan met periodes van hoge werkdruk en dringende situaties.
• Respectvolle communicatie en conflicthantering : Blijft kalm en professioneel tegenover ontevreden of agressieve patiënten.
• Digitale vaardigheden : Vertrouwd met informaticatoepassingen en in staat deze efficiënt te gebruiken.
• Tweetalig Nederlands/Frans : Kennis van andere talen is een pluspunt.
• Voldoen aan de wettelijke voorwaarden van tweetaligheid (geslaagde Selor-proef) : u hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen).
• Slagen voor het selectie- of bevorderingsexamen

Vereiste kwaliteiten :

Persoonlijkheid

• Stressbestendig : Kan omgaan met dringende situaties en weet taken efficiënt te prioriteren.
• Ordelijk en gestructureerd : Werkt nauwgezet volgens procedures en volgt deze methodisch op.
• Nauwkeurige uitvoering van instructies : Volgt richtlijnen zorgvuldig op en raadpleegt indien nodig de hiërarchie voor verduidelijking.
• Flexibel : Kan zich aanpassen aan onverwachte wijzigingen tijdens de werkdag.
• Teamgericht : Werkt vlot samen met collega's en communiceert op een open en constructieve manier.
• Oplossingsgericht : Beschikt over analytisch inzicht en toont empathie in contacten met patiënten en collega's.

Competenties

• Samenwerkingsgericht : Draagt bij aan een positieve werksfeer en kan omgaan met een hoge werkdruk.
• Veerkrachtig : Kan repetitieve en intensieve werkdagen aan en behoudt daarbij een professionele houding.

Vereiste ervaring

• Ervaring in een callcenterfunctie en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen de medische of paramedische sector.
• Kennis van de specifieke terminologie binnen de medische en paramedische sector is een pluspunt.

Aanbod

We bieden je een salaris in overeenstemming met je opleidingsniveau en ervaring, maaltijdcheques en een grote bijdrage in de kosten voor openbaar vervoer. Bovendien genieten jij en de mensen die met je samenwonen van voorkeurstarieven voor medische zorg in ziekenhuizen van het IRIS-netwerk.

Vergoedingsschaal

• IFIC nummer en functie : Administratief Assistent - 1077
• Interne functie : Administratief Medewerker
• IFIC categorie : 10 niet geactivveerd
• Schaal (sociaal charter) : C 1/2/3

Extralegale voordelen

• Maaltijdcheques ter waarde van € 7,30
• Voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn)
• Gratis MIVB-abonnement of/en een tussenkomst (80 %) in de kosten voor het overige openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding
• Een jaarlijkse aanmoedigingspremie
• Een eindejaarspremie
• Een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen)
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof)
• Kortingen bij tal van leveranciers via het Benefits@work-systeem
• Talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet)
• Een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie
• Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan
• Een pensioenverzekering (1 tot 3% ten laste van de werkgever).