Wat houdt een job als administratief medewerker in?

Elk bedrijf heeft nood aan administratieve krachten. Ze ondersteunen het management door het beheer en de opvolging van administratieve processen. Lees verder om meer te weten te komen!

Wat is een administratief medewerker?

Administratief medewerkers worden soms ook secretaris/-esse, receptionist(e) of office assistant genoemd. Een administratief medewerker staat in voor de vlotte doorstroom van informatie tussen externe stakeholders, het personeel en het management.

Administratief medewerkers hebben drie deelfuncties. Soms voeren ze ze alle drie uit of soms slechts één. Het is afhankelijk van het bedrijf. De drie deelfuncties zijn:

·     Secretaris/-esse: ze houden zich voornamelijk bezig met het opstellen, versturen en beantwoorden van de communicatie (schriftelijk, mailing en telefonie)

·     Receptionist(e): ontvangen en inschrijven van bezoekers en leveranciers

·     Office assistant: archiveren, debiteurenbeheer en formulieren verwerken

Daarenboven voeren ze soms ook een salesfunctie uit of moeten ze bepaalde financiële taken op zich nemen.

Wat zijn de taken van een administratief medewerker?

De taken van de administratieve medewerkers hangen af van het bedrijf waar ze werken, een greep uit hun takenpakket:

·     E-mails opstellen, versturen en beantwoorden

·     Verwerken van het telefoonverkeer

·     Boodschappen doorgeven aan de juiste mensen

·     Archiveren en sorteren van de correspondentie

Lees ook: Word onmisbaar: hoe jonge bewakingsagenten de luchthaven veilig houden

·     Mensen ontvangen en inschrijven

·     Levering van leveranciers controleren

·     Agenda beheren

·     Afspraken vastleggen

·     Formulieren verwerken

·     Debiteurenbeheer

·     Administratieve gegevens verwerken in een datasysteem

Wat zijn de vereiste skills van administratieve medewerkers?

Een diploma is niet vereist, enkele ervaring is vaak al voldoende. Toch hebben administratieve medewerkers vaak een opleiding secretariaat gevolgd of hebben ze een administratief gerichte bachelor op zak. Ze moeten goed overweg kunnen met kantoortools, bijvoorbeeld MS Office. Daarnaast moeten ze communicatief ook sterk staan, want ze moeten interne en externe correspondentie beantwoorden en uitsturen. Orde is het stokpaardje van een administratief medewerker, want het kan er vaak chaotisch aan toe gaan. De administratieve procedures van het bedrijf kennen ze op hun duimpje.  

Waar werken administratieve medewerkers?

Bijna elke organisatie heeft iemand in dienst dat de functie van administratief medewerker uitvoert. In grote bedrijven kan het een volledige administratieve afdeling zijn, maar in een kleiner bedrijf kan het soms een part time functie zijn. Ze werken vaak samen met de hr-verantwoordelijke, commerciële medewerkers en boekhouders.

Ben je geïnteresseerd in een carrière als administratief medewerker? Aarzel dan niet om onze vacatures te bekijken op Student.be!