Administratief expert overheidsopdracht

Jobinhoud

Wil je je professioneel uitdagen binnen een dynamische dienst?

Werk je graag dossiers nauwkeurig en binnen de vooropgestelde deadlines af?

Wil je het domein van overheidsopdrachten ontdekken (of jouw kennis verder verdiepen) om een referentiepersoon te worden binnen dit vakgebied?

Ben je gemotiveerd en leergierig? Dan is deze functie iets voor jou!

Afhankelijk van jouw voorkeur voor een dienst, sta je in voor de volgende taken: 

Centrale Aankoopdienst: je focus ligt op de aanbesteding van nieuwe overheidsopdrachten.

• Je staat in voor de correcte uitvoering van de overheidsopdrachten, in overeenstemming met de geldende procedures en reglementeringen, en binnen de opgelegde termijnen.
• Je analyseert het dossier, waarbij je indien nodig verder onderzoek doet (aanvraag van aanvullende informatie, specifieke documenten …).
• Je controleert de conformiteit van de gegevens met de regelgeving inzake overheidsopdrachten en trekt hieruit de nodige conclusies in termen van te ondernemen acties.
• Je stelt bestekken op en, na analyse van de offertes, schrijf je selectie- en gunningsbeslissingen, volledig volgens de geldende regelgeving.
• Je zorgt voor de administratieve opvolging van de dossiers binnen de vastgelegde termijnen.
• Je voert gegevens tijdig in en houdt deze up‑to‑date in geautomatiseerde bestanden.
• Je controleert geïmporteerde gegevens en drukt lijsten af om deze te kunnen interpreteren.
• Je begrijpt de noden van de klanten en begeleidt hen bij hun aanvragen.
• Je onderhoudt goede contacten met interne klanten, kandidaten en inschrijvers.
• Je bent het aanspreekpunt voor alles wat betreft overheidsopdrachten: je beantwoordt vragen via e‑mail en telefoon.

Operationele dienst (Pijler Bureel der werken-pijler): je focus ligt op de administratieve en financiële opvolging van overheidsopdrachten in uitvoering. Het gaat veelal over overheidsopdrachten voor onderhoudsdiensten of bouw- en renovatieprojecten. 

• Je werkt in duo met de technische projectleiders en zorgt ervoor dat de overheidsopdrachten administratief op rolletjes lopen.  
• Zodra een overheidsopdracht is aanbesteed, zet je autonoom en proactief alle nodige stappen om het administratief dossier van A tot Z op te volgen: kredieten reserveren, de kennisgeving van de gunningsbeslissing en het aanvangsbevel versturen, betalingen en contractwijzigingen verwerken, de correspondentie met opdrachtnemers verzorgen etc. 
• Tijdens de uitvoering van de werken leg je door de opdrachtnemers gevorderde prestaties ter goedkeuring voor aan de technisch projectleider. Je voert de goedgekeurde prestaties nauwkeurig in in de daartoe bestemde software. Je nodigt de onderneming uit tot factureren en waakt over een correcte en tijdige betaling. 
• Je stelt zorgvuldig administratieve dossiers samen (bijvoorbeeld voor contractwijzigingen) en legt ze voor aan de controle-instanties (bijvoorbeeld de Inspectie van Financiën of de voogdijminister). 
• Mogelijk organiseer je zelf aanbestedingsprocedures voor overheidsopdrachten met beperkte waarde. 
• Je bewaart alle documenten zorgvuldig in het interne documentbeheersysteem. 
• Je analyseert en beheert dossiers van begin tot einde: je controleert de volledigheid en conformiteit met de geldende regelgeving (bijv. de wetgeving overheidsopdrachten, budgettaire regels, interne procedures ...) en vraagt waar nodig bijkomende informatie of documenten op.
• Je staat in voor de administratieve opvolging: je stelt de nodige documenten op, verwerkt bestellingen, bereidt betalingsdossiers voor (SAP) en voert het bijhorende mailverkeer.  
• Je onderhoudt en actualiseert gegevens: je beheert databanken, voert controles en correcties uit en bereidt rapportages voor.  
• Je fungeert als aanspreekpunt: je informeert interne en externe klanten over de voortgang van de dossiers en beheert mee de mailbox van de dienst. 

Competenties

Gedragscompetenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:Complexe informatie evalueren en tot een conclusie komen
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:Meningen delen en gepast communiceren 
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken:Actief samenwerken 
• Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren:Oplossingen vinden en verbeteringen voorstellen
• Resultaatgericht zijn: Beslissingen nemen en acties uitvoeren om resultaten te behalen en er de verantwoordelijkheid voor nemen:Acties ondernemen en plannen
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:Je aanpassen aan verandering

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie Dossierbeheerders en is van het niveau B.

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Bereid zijn om in een tweetalige omgeving te werken.
• Basiskennis hebben van overheidsopdrachten ​
• Voor functies bij het Bureau voor Openbare Werken: ervaring hebben met het werken in een SAP-omgeving

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een bachelordiploma of zit in je laatste studiejaar
• Je hebt interesse in het domein van de overheidsopdrachten
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt. 

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief Deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € € 36.375,62 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privéglijdende werkuren in een 38-uren week
• 12 dagen recup
• mogelijkheid tot telewerk (onder voorbehoud van bevredigende prestaties en met akkoord van het diensthoofd)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkhedenuitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen
• Financiële voordelenmogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie (afhankelijk van de regio waar je tewerkgesteld wordt)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een gsm, tussenkomst in de gsm-kosten
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. (afhankelijk van de regio waar je tewerkgesteld wordt)