Le département

La cellule ressources fait partie du département des Ambulatoires du CHU Saint-Pierre et s'occupe de l'organisation des plages horaires des consultations, des plateaux techniques et du quartier opératoire.

L'un de ses principaux défis consiste à une planification structurée en vue d'améliorer et d'optimiser l'activité du CHU Saint-Pierre sur les 2 sites ( Porte de Hal et Alexiens ) afin d'assurer une prise en charge des patients de qualité et de créer un cadre de travail agréable et efficace pour nos collaborateurs en conformité avec nos valeurs et nos objectifs institutionnels.

En tant qu'aide adminstrati.f.ve à la " Cellule Ressources ", vous êtes un maillon très important dans la coordination quotidienne du service. 

Mission principale

L'agent est responsable de la gestion des annulations et reprogrammations des rendez-vous pour l'ensemble des prestataires de l'hôpital (médicaux et paramédicaux), en suivant strictement les consignes et procédures établies. Le rôle est majoritairement répétitif et se concentre sur des tâches administratives précises.

Vos principales tâches au quotidien seront :

• Gestion des annulations pour tous les prestataires de l’hôpital : Kinésithérapeutes, infirmiers, sages-femmes, médecins, etc.
• Contact avec les patients (50 % du temps) : Appeler les patients pour annuler ou reprogrammer un rendez-vous selon les consignes reçues. Le cas échéant, envoyer des courriers de confirmation.
• Attribuer les locaux en fonction des ouvertures de consultation.
• Ouverture et fermeture des plages de consultations, et examens techniques et du quartier opératoire en prenant en compte des congés des prestataires.
• Paramétrage du logiciel de prise de rendez-vous des consultations, du logiciel du quartier opératoire et des logiciels spécifiques à des spécialités médicales.
• Assurer la permanence téléphonique de la cellule et rediriger les appels de façon adéquate.
• Assurer la prise en charge des mails de la cellule.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public et universitaire de référence, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous.

Dans ce cadre, il relève quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant son caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Les chiffres clés qui caractérisent l’hôpital sont les suivants :

• 450.000 consultations/an
• 45.000 admissions/an
• 23.000 opérations chirurgicales/an
• 85.000 passages aux urgences/an
• 2900 accouchements/an
• 3200 collaborateurs dont 400 médecins

Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont les valeurs clés de l’hôpital. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action. Les réponses aux réalités sociales, la tolérance, le libre-examen et la capacité à se mobiliser au quotidien pour les patients, bruxellois et non-bruxellois, sont les moteurs de ses actions.

La quête de l’excellence en médecine de pointe et l’approche multidisciplinaire, font de l’hôpital une référence sur le plan national.

Le CHU St Pierre travaille également en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, médecins spécialistes référents, les CPAS et les autres institutions d’aides et de soins en Région bruxelloise.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est à la fois faire partie d’un hôpital ancré dans la Ville depuis plusieurs siècles et d’un réseau hospitalier moderne en développement rapide, CHORUS, plus grand réseau hospitalier en Belgique. Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place, afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

Profil recherché :

• Résistance à la routine : Capacité à effectuer des tâches répétitives sans lassitude.
• Exécution stricte des consignes : Suivre à la lettre les directives sans prendre d’initiative. En cas de doute, se référer systématiquement à la hiérarchie.
• Flexibilité : S'adapter aux changements fréquents de consignes ou de programme au cours de la journée.
• Ponctualité et sens de l’organisation : Prioriser les tâches selon les consignes et les listes fournies.
• Gestion du stress : Capable de gérer des périodes de forte charge de travail et des situations urgentes.
• Communication respectueuse et gestion des conflits : Maintenir une attitude calme et professionnelle face aux patients mécontents ou agressifs.
• Familiarité avec les outils informatiques et capacité à les utiliser efficacement.
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme : vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection.

Qualités requises :

Personnalité

• Résistant au stress : Prêt à faire face aux urgences et à prioriser les tâches efficacement.
• Ordonné et structuré : Capable de respecter les procédures strictes et les suivre méthodiquement.
• Pas d’initiative personnelle : Suivre précisément les consignes sans les outrepasser, tout en restant capable de demander de l’aide à la hiérarchie si nécessaire.
• Flexible : Adaptabilité face aux changements imprévus dans la journée.
• Collaboration sociale : Aisance à travailler avec l’équipe, échanges faciles et communication fluide.
• Orienté solution et faire preuve d'analyse et empathie.

Savoir-être

• Collaboratif : Capable de maintenir une bonne entente avec les collègues et de gérer une charge de travail importante.
• Résilience : Capacité à faire face à des journées de travail répétitives et chargées.

Expérience requise

• Expérience préalable dans un Call Center et administratives idéalement dans le milieu médical ou paramédical.
• Connaissance de la terminologie spécifique au milieu médical et paramédical est un atout.

Offre

Nous vous offrons un salaire en rapport avec votre niveau de formation et d’expérience.

Barème de rémunération

• Fonction IFIC : Assistant administratif - 1079
• Fonction interne : Assistant administratif
• Catégorie IFIC : 10 non-activé
• Barème charte sociale : C 1/2/3

Des avantages extra-légaux

• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• La gratuité des transports via la STIB et un remboursement de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une assurance Plan Pension (de 1 à 3% à charge de l’employeur)
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• des réductions chez de nombreux fournisseurs via le système Benefits@work
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.